Record-Keeping Systems

  • David A. Bearman

Abstract

Record-keeping systems are the locus of the evidential significance of records; therefore, their management is critical to the preservation of evidential meaning. Understanding record-keeping systems is critical to formulating archival functional requirements for management of electronic records, defining archival documentation standards, and designing archival control systems. The author argues that record-keeping systems--rather than fonds, record groups, or record series--should be accepted as the fundamental locus of provenance. Record-keeping systems are preferred to these other concepts because they have concrete boundaries and definable properties, solve the problems identified with the concepts of fonds, record groups, and series in Canadian, American, and Australian archival practices, and give archivists new tools with which to play an active role in the electronic age. In addition, the focus on functional requirements for record-keeping systems allies archivists with auditors, administrative security personnel, freedom of information and privacy officers, lawyers, and senior managers--all of whom have a responsibility for corporate memory and its management. The author argues that this alliance is both strategically critical and intellectually desirable.

RÉSUMÉ

Les cadres de classement des dossiers constituent le contexte dans lequel s'établit la valeur probatoire des dossiers; pour cette raison, leur gestion est cruciale pour la sauvegarde de cette signification. La compréhension des cadres de classement des dossiers est aussi de la première importance pour l'établissement des besoins archivistiques fonctionnels en vue de la gestion des archives informatiques, pour la définition des normes de documentation archivistique et la conception des systèmes de contrôle archivistique. L'auteur soutient que le cadre de classement des dossiers (plutôt que le fonds, le record group ou la série) doit être admis comme le lieu fondamental de la provenance. Les cadres de classement des dossiers doivent avoir la préférence sur les autres concepts parce qu'ils ont des frontières connues et des propriétés caractéristiques; ils résolvent également des difficultés associées aux concepts de fonds, de record group ou de série dans les pratiques canadienne, américaine et australienne; et donnent enfin aux archivistes de nouveaux outils avec lesquels ils peuvent jouer un rôle actif à l'âge électronique. De plus, mettre l'accent sur les exigences fonctionnelles des cadres de classement des dossiers a pour effet d'intégrer les archivistes aux vérificateurs, au personnel de la sécurité administrative, aux officiers d'accès à l'information, aux avocats et à la haute direction, lesquels ont tous une responsabilité envers la mémoire collective et sa gestion. L'auteur soutient que cette intégration est à la fois vitale au plan stratégique et intellectuellement souhaitable.

Author Biography

David A. Bearman
David Bearman is the Editor of Archives & Museum Informatics. He served as Director of the National Information Systems Task Force of the Society of American Archivists (SAA) from 1980 to 1982 and is a Fellow of the SAA. He consults internationally on electronic records management for archives, on museum information systems, and on descriptive standards.
Published
1993-02-05
How to Cite
Bearman, David A. 1993. “Record-Keeping Systems”. Archivaria 36 (February), 16-36. https://www.archivaria.ca/index.php/archivaria/article/view/11932.